隨著政府、企事業(yè)單位等組織的檔案信息化建設(shè)的逐漸推進(jìn)，大部分單位已完成了檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)，但檔案系統(tǒng)中管理的主要內(nèi)容還只是檔案目錄數(shù)據(jù)，大量的歷史留存的紙質(zhì)檔案還沒(méi)有進(jìn)行數(shù)字化處理納入檔案系統(tǒng)。
一、服務(wù)場(chǎng)景
隨著政府、企事業(yè)單位等組織的檔案信息化建設(shè)的逐漸推進(jìn)，大部分單位已完成了檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)，但檔案系統(tǒng)中管理的主要內(nèi)容還只是檔案目錄數(shù)據(jù)，大量的歷史留存的紙質(zhì)檔案還沒(méi)有進(jìn)行數(shù)字化處理納入檔案系統(tǒng)。這些紙質(zhì)檔案已不能滿足日新月異的檔案管理利用新形勢(shì)的需要，主要表現(xiàn)在:紙質(zhì)檔案占據(jù)了大量的空間、需要特殊的保管環(huán)境、無(wú)法進(jìn)行廣泛的共享查詢，隨著時(shí)間的推移，還面臨著腐蝕、老化、修復(fù)等一系列問(wèn)題。所以，作為檔案信息化建設(shè)工作中的重中之重——檔案信息資源建設(shè)的重要內(nèi)容，紙質(zhì)檔案的數(shù)字化工作已被很多單位納入檔案信息化建設(shè)工作的日程。
檔案數(shù)字化是應(yīng)用各種計(jì)算機(jī)數(shù)字化技術(shù)來(lái)處理原始文件、檔案、資料，形成數(shù)字化的電子數(shù)據(jù)文件，以方便存儲(chǔ)、管理和利用。檔案數(shù)字化加工有自行加工和外包服務(wù)兩種方式，其中最廣泛采用的就是文件、檔案、資料的掃描加工外包服務(wù)，它能節(jié)省有關(guān)內(nèi)部運(yùn)作所直接投入的資金和人力，大大提高工作效率。
我公司建立了一支專業(yè)的長(zhǎng)期服務(wù)于政府、企事業(yè)單位檔案數(shù)字化工作的骨干團(tuán)隊(duì)，可以為廣大用戶提供專業(yè)、優(yōu)質(zhì)的檔案數(shù)字化代加工服務(wù)。
二、工作流程
· 檔案分類整理：按照檔案情況，年度、類別、長(zhǎng)短期等進(jìn)行分類整理，將部門編制不統(tǒng)一的進(jìn)行統(tǒng)一分類，以便數(shù)字化后方便查找與管理。
· 檔案交接：分類整理后的檔案按年度、類別提出，提卷時(shí)數(shù)字化加工方的提卷人員按照要求，編寫檔案的頁(yè)號(hào)和需要掃描錄入的文件頁(yè)號(hào)后及抽取不需掃描的頁(yè)面，并按實(shí)際頁(yè)數(shù)填寫詳細(xì)的檔案交接清單，并由雙方主管人員簽字。
· 標(biāo)引著錄：標(biāo)引著錄是為了方便查閱與管理，對(duì)文字錄入的準(zhǔn)確性要求較高，實(shí)際項(xiàng)目中將會(huì)按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)制作相應(yīng)的《文字錄入工作說(shuō)明書》，供錄入員和校對(duì)人員參考。
· 檔案拆分：檔案拆分前要對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)一的編號(hào)，編制總頁(yè)號(hào)后，要從中選中需要掃描的頁(yè)面。再一次編制所需掃描的頁(yè)號(hào)，兩個(gè)頁(yè)號(hào)需要用鉛筆的顏色或位置區(qū)分，以確保檔案還原時(shí)能夠清楚區(qū)別和核實(shí)頁(yè)數(shù)，檔案拆分時(shí)要嚴(yán)格按照要求對(duì)不需掃描的頁(yè)面進(jìn)行標(biāo)注。
· 檔案的掃描：原件的掃描與存儲(chǔ)格式完全按照國(guó)家檔案管理的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)要求掃描。掃描使用金檔科技自主研發(fā)的圖像掃描處理軟件，掃描人員可根據(jù)原稿質(zhì)量，對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行定義，如自動(dòng)傾斜校正、自動(dòng)去污、自動(dòng)分文件等批處理功能。在由系統(tǒng)自動(dòng)處理功能的同時(shí)，掃描人員根據(jù)原件的實(shí)際情況做相應(yīng)的調(diào)整，如超大頁(yè)面的處理、紙張顏色深淺及薄厚的處理、掃描時(shí)可根據(jù)不同原件的情況，調(diào)整圖像的分辨率、閥值、明亮度以及掃描方式和掃描速度，確保在掃描圖像質(zhì)量清晰的情況下，使原件完好無(wú)損。
· 圖像處理：采用自動(dòng)化處理和人工處理相結(jié)合的方式，確保圖像質(zhì)量的完美。通過(guò)校對(duì)系統(tǒng)對(duì)圖像進(jìn)行校對(duì)，確保圖像順序正確、去斑點(diǎn)、污漬、黑邊、偏斜處理、校驗(yàn)。在校對(duì)時(shí)發(fā)現(xiàn)不合格圖像及時(shí)返回前一工序進(jìn)行改正。
· 質(zhì)量檢驗(yàn)：對(duì)掃描處理完成后的圖像頁(yè)面進(jìn)行檢驗(yàn)，對(duì)檔案拆分、掃描、修正、去污、圖像的處理以及文本和圖像頁(yè)的匹配等質(zhì)量進(jìn)行全面檢驗(yàn)。對(duì)文本域錄入與文本錄入域的標(biāo)引、文件的頁(yè)號(hào)及頁(yè)數(shù)進(jìn)行對(duì)比，對(duì)掃描前的圖像頁(yè)的標(biāo)引與掃描后的圖像頁(yè)的編號(hào)與頁(yè)數(shù)進(jìn)行對(duì)比，發(fā)現(xiàn)不合格的登記并退回上一流程重新處理。
· 圖像與索引掛接：文本域錄入和掃描處理檢驗(yàn)后的圖像成品，按年度進(jìn)行文字圖像與系統(tǒng)的掛接，不需手工掛接即可實(shí)現(xiàn)文本與圖像頁(yè)與系統(tǒng)的掛接。掛接到檔案管理系統(tǒng)中后，進(jìn)行再次的成品驗(yàn)收，對(duì)各種使用習(xí)慣逐頁(yè)進(jìn)行檢驗(yàn)，驗(yàn)收合格后移交驗(yàn)收小組驗(yàn)收。
· 案卷整理還原：檔案整理工作嚴(yán)格按照國(guó)家檔案局規(guī)定的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行有序的整理，公司安排專人負(fù)責(zé)案卷整理與還原。
三、服務(wù)價(jià)值
· 提高工作效率，降低檔案利用成本
數(shù)字化加工項(xiàng)目完成后，社會(huì)公眾(開(kāi)放檔案)和單位的各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、各部門或下屬單位都能通過(guò)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)即時(shí)查詢利用所需要的電子文檔數(shù)據(jù)原文(件)信息，避免了傳統(tǒng)檔案利用方法對(duì)檔案資料實(shí)體的多次輾轉(zhuǎn)所造成的大量時(shí)間浪費(fèi)和重復(fù)勞動(dòng)現(xiàn)象，從而提高工作效率，降低檔案信息利用的成本。
· 最大限度保管和保護(hù)庫(kù)存檔案實(shí)體安全
由于傳統(tǒng)的檔案保存方式一直采用紙張保存和目錄管理，不僅占用了大量的庫(kù)存空間，而且利用仍需到庫(kù)房，管理成本高，檔案易受損，如紙張發(fā)黃、發(fā)粘、發(fā)脆等。因此目錄級(jí)檔案管理并不能從根本上解決檔案原件易損壞等問(wèn)題。實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理可以通過(guò)權(quán)限控制直接在網(wǎng)上查閱打印，減少了對(duì)庫(kù)存檔案的調(diào)閱次數(shù)和復(fù)印次數(shù)，降低了庫(kù)存檔案的老化速度，解決了檔案反復(fù)借閱利用和檔案保管的矛盾，從而可以最大限度地對(duì)庫(kù)存檔案進(jìn)行有效的保管和保護(hù)，確保檔案實(shí)體安全。
· 陽(yáng)光政務(wù)提升形象
庫(kù)存檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、電子化管理，既是各級(jí)檔案管理部門貫徹科學(xué)發(fā)展觀，又是促進(jìn)檔案管理信息化、現(xiàn)代化的具體舉措;既是實(shí)際工作的需要，也是亮點(diǎn)工程。是一項(xiàng)利國(guó)利民具有重要意義的事情。數(shù)字化項(xiàng)目完成后，不僅檔案管理和利用手段實(shí)現(xiàn)了現(xiàn)代化，檔案利用效率大大提高，檔案發(fā)揮的作用顯著，還可以大大提升單位形象，符合政府和企事業(yè)單位各項(xiàng)工作科學(xué)化、規(guī)范化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化的整體發(fā)展要求。